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Grafiken: © Sabine Soeder, CoCreativeFlow.com

Neuer Leitfaden bietet praxisnahe Orientierungshilfe für Führungskräfte.

Der Fachverband Organisationsentwicklung + Change-Management des Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) e.V. hat sich in seinem neuen Leitfaden mit dem spannenden und hochaktuellen Thema „Selbstorganisation“ beschäftigt. CMMaurer ist aktives Mitglied dieses Fachverbandes, Andrea Maurer-Schlangen Mit-Autorin des Leitfadens.

Der „Leitfaden Selbstorganisation“ steht am Ende des Beitrags in voller Länge zum Download zur Verfügung. Hier haben wir für Euch die zentralen Inhalte zusammengestellt und eingeordnet (Referenz zum Originaltext in Klammern):

Worum geht es?

Arbeit ist heute eine Vielzahl von Orten und Organisationen fragen sich, wie und wo ihre Teams künftig produktiv (zusammen-) arbeiten werden. Mobile und flexible Arbeitsmodelle haben asynchrones Arbeiten und hybride Zusammenarbeit als neuen Standard etabliert – und damit Selbstorganisation und eigenverantwortliches Arbeiten zur Voraussetzung gemacht. Für viele Unternehmen war dies allerdings keine bewusste Entscheidung. Dabei lohnt es sich selbstorganisiertes Arbeiten unternehmensspezifisch zu etablieren und den Prozess aktiv zu gestalten!

Einstieg und Begriffsdefinition

Aktuelle Konzepte zur Unternehmenssteuerung wie Agile Methoden, Design Thinking, New Work oder bereichsübergreifende Zusammenarbeit setzen auf mehr Selbstorganisation. In ihrem Kern geht es um zusammenhängende Arbeitsprozesse und weniger um Teilung der Arbeit in kleinste Einheiten sowie klassische hierarchische Führung. Stattdessen wird eher die horizontale Kommunikation und Entscheidungsfindung unter formal gleichgestellten Mitarbeitenden organisiert.

Auch wenn es keine One-Fits-All-Lösung gibt, die zentralen Fragen im Rahmen von Selbstorganisation sind immer die gleichen:

• Was kann die jeweilige qualifizierte Fachkraft alleine besser und vielleicht schneller entscheiden?
• Wie können sich Teams intern und untereinander ohne Vorgesetzte abstimmen, weil Vorgesetzte nicht immer greifbar sind und nicht in jedem Detail als Fachkraft agieren können?

Diese Fragen beschreiben das Spannungsfeld für Vorgesetzte und Teams zwischen Interaktion auf Augenhöhe mit Freiraum für Selbstorganisation einerseits und der Notwendigkeit, unternehmerische und disziplinarische Entscheidungen zu treffen und durchzusetzen, andererseits.

Im BDU-Leitfaden wird „Selbstorganisation“ wie folgt definiert:

„Mit “Selbstorganisation” meinen wir die freie Gestaltung von Arbeit innerhalb eines definierten Rahmens. Das heißt, dass Personen, die Tätigkeiten ausführen, selbst bestimmen, welche Aufgaben sie in welcher Folge erledigen müssen, um ihre festgelegten Ziele zu erreichen. Teams legen gemeinsam fest, worauf sie sich verpflichten und wofür sie Verantwortung übernehmen. Die verschiedenen Geschäftseinheiten bestimmen selbst, wie sie sich mit anderen koordinieren, um möglichst reibungsfreie Abläufe zu gewährleisten und komplexe Entscheidungen zu treffen.“ (S.4)

Für eine „selbstorganisierte“ Organisation heißt das nicht, dass alle Mitglieder in jede Entscheidung einbezogen werden! Damit die Entscheidungen in Teams auf allen Ebenen der Organisation im Sinne der Organisation in die richtige Richtung gehen, sollte der Daseinszweck der Organisation (Purpose) klar sein und auf allen Ebenen als Leitbild präsent ge­halten werden: „Warum gibt es uns als Organisation?“ und „Was ist unsere gemeinsame Aufgabenstellung?“. Das bietet allen Mit­gliedern der Organisation Orientierung für ihr Handeln und übernimmt somit die Führung.

Der Erfolg einer selbstorganisierten Organisation hängt von geeigneten strukturellen Rahmenbe­dingungen ab sowie von Leitgedanken, die den Rahmen für die Selbststeuerung von Teams und Selbstorganisation bilden.

(vgl. S. 4, 13, 14)

Grafiken: © Sabine Soeder, CoCreativeFlow.com

Selbstorganisation als Erfolgsfaktor

Aktuell stellt sich die Frage nach der optimalen Organisationsform in Unternehmen neu. Die Notwendigkeit zur Veränderung bewährter Organisationsstrukturen entsteht aus dem Fach­kräftemangel, unzufriedenen Mitarbeitenden, hoher Fluktuation, ständigen Veränderungen und steigender Komplexität, um einige Faktoren zu nennen. Traditionell aufgestellte etablierte Organisationen im Wettbewerb mit flexibleren und agileren Unternehmen spüren den Druck besonders. Von mehr Selbstorganisation profitieren alle – die Organisation, Mitarbeitende und Führungskräfte.

Der Nutzen von mehr Selbstorganisation:

• Höhere Innovationskraft (mehr Schwarmkompetenz genutzt)
• Bessere Entscheidungsqualität und schnellere Entscheidungen
• Mehr direkte Kommunikation – intern und zum Kunden
• Der konstruktive Umgang mit Dilemmata und Widersprüchen wird Routine
• Die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitsgeber steigt
• Identifikation mit dem Unternehmen steigt

Selbstorganisation ist dabei insbesondere die beste Antwort auf die Herausforderungen der Komplexität. Selbststeuernde Teams, die für ihre Aufgaben verantwortlich sind, sind dank der Vielfalt ihrer Mitglieder und ihrer Fähigkeit, sich schrittweise von Entscheidung zu Entscheidung zu bewegen, in der Lage, Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln

(vgl. S. 3, 13, 19)

Selbstorganisation & Teamwork

Im Kern der Selbststeuerung steht die Fähigkeit des Teams, sich selbst und seine Arbeit zu organisieren. Die Zusammenstellung des Teams ist weniger wichtig, als die Art und Weise, wie das Team zusammenarbeitet, seine Arbeit strukturiert und seinen Beitrag bewertet.

Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft bei der produktiven Organisation von hybrid und asynchron arbeitenden Teams:

• Wer macht was (im Rahmen von Qualifikation und Fähigkeiten)?
• In welcher Reihenfolge werden die Aufgaben abgearbeitet?
• Wer arbeitet wann (im Rahmen festgelegter Grundsätze und individueller Verträge)?
• Wer arbeitet wo?
• Woran erkennen wir, wie gut/ schlecht unsere Leistung und die Qualität unserer Arbeit ist?

Gruppengröße: Die Gruppengröße wird vom Arbeitsbedarf und der Anzahl der integrierten Prozessschritte bestimmt. Gruppendynamisch liegt die empfohlene Zahl der Mitarbeitenden aber bei 6 bis 10 Mitgliedern.

(vgl. S. 6, 9, 10)

Selbstorganisation & Leadership

Um Selbstorganisation erfolgreich zu gestalten, müssen sich sowohl die Führungskultur als auch das traditionelle Führungsverhalten grundlegend ändern. Das erfordert ein Umdenken weg von „Ohne mich läuft nichts“ hin zu „Es läuft (besser) auch ohne mich“. Abhängig davon, wie stark die Arbeit strukturiert ist, geht es darum, eine Vertrauenskultur in einer kontrollbasierten Umgebung mit klaren Regeln zu schaffen.

Selbstorganisation bedeutet nicht, dass Führungskräfte nicht mehr direktiv sein dürfen oder gar überflüssig werden, sondern dass sie ihre Rolle hin zu Unterstützern und Coachs der Mitarbeitenden verändern. Für diese neue Rolle sollten sie entsprechend qualifiziert und gecoacht werden.

(vgl. S. 18)

Der Prozess hin zu mehr Selbstorganisation

In jedem Veränderungsvorhaben, das zu mehr Selbstorganisation führen soll, stellt sich die Frage: „Wie wollen wir zukünftig unsere Organisation steuern?“. Die Vorstellung über den richtigen Aufbau der Organisation und die Muster im Denken, Verhalten und Entscheiden aller Beteiligten haben sich oft über Jahre etabliert und verfestigt. Der Organisationsentwicklungsprozess von „wenig Selbstorganisation“ zu „mehr Selbstorganisation“ bedarf aktiver Gestaltung (Change-Management).

Im Leitfaden werden neben konkreten Maßnahmen und Vorgehensweisen wichtige Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Veränderung beschrieben:

• Aktive Einbindung der EntscheiderInnen und Führungskräfte
• Arbeit mit Pilotbereichen und -teams
• Iterativer Prozess zur Reflexion und Weiterentwicklung
• Einführung geeigneter digitaler Werkzeuge
• Evaluation zum Vergleich des Vorher – Nachher

(vgl. S. 22, 34)

Unser Fazit

Die Entwicklung zu mehr Selbstorganisation hat sich im Zuge asynchronen Arbeitens und hybrider Zusammenarbeit bereits etabliert. In Organisationen wird diese mitunter tiefgreifende Veränderung spürbar. Selbstorganisiertes Arbeiten unternehmensspezifisch zu etablieren und den Prozess aktiv zu gestalten wird zum Erfolgsfaktor für nachhaltig produktive Zusammenarbeit.

Wünschen Sie sich mehr Klarheit, welche Schritte hin zu mehr Selbstorganisation in Ihrer Organisation zielführend sind? Dann sprechen Sie uns gerne an 😊!